Pednoi_Nutom_Sharepoint: 2014

วันพุธที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2557

ขั้นตอนการทำ Advance Search

เนื่องจากผมต้องการทำเครื่องมือค้นหา โดยให้ระบบสามารถ search จาก meta data บน แบบฟอรืมที่ผมเคยได้ออกแบบไว้ครับ มาเริ่มลงมือกันเลย

1.ไปที่ Central Administrator แล้วเลือก Manage service application

2.เลือก Search Service Application แล้ว Click Manage

3.เลือก Local Sharepoint sites ซักหนึ่งอัน หากระบบขึ้นหน้าจอดังภาพด้านล่าง หากไม่ขึ้นให้ไปที่ขั้นตอน 4

4. ไป Content Sources เลือก "Local Sharepoint sites" แล้วเลือก Start Incremental

5.ตั้งค่า MetaData โดยเลือก ที่ MetaData Properties ด้านซ้ายมือ

6.เลือก New Managed Property จากนั้น ใส่ Property name ที่ต้องการ search จาก ตัวอย่างผมต้องการ searh "Branch Name" จากนั้นเลือก Mapping to crawled properties

7. เลือก Sharepoint เพื่อ mapping ได้ง่าย ๆ

8.จะสังเกตมี Meta data ที่เราเคยสร้างไว้ใน แบบฟอร์มขึ้นมาครับ ให้เลือก Meta data ที่ต้องการจากตัวอย่างเลือก ows_Branch_x0020_Name(Text) จากนั้นกด "OK"

หากมี Field อื่น ที่ต้องการนำมา Search ก็ สร้างขั้นตอนเดิมต่อได้เลยตรับ

9.เมื่อผมทำการ Mapping เรียบร้อยตามต้องการแล้วก็มาสร้าง page สำหรับ search ได้เลยครับ โดยเลือก "View All Site Content"

10.เลือก Site Pages

11.เลือก Add new page -> ใส่ชื่อที่ต้องการ -> เลือก Create

12.เมื่อเราได้หน้า webpage มาแล้วต่อไปต้องทำการ add ตัว Web part เข้ามาให้ไป ที่ edit page แล้วเลือก Insert -> Web Part

13. เลือก เมนู Search -> Advance Search Box -> แล้วกดปุ่ม OK
จากนั้นทำการเพิ่ม Search Core Results ด้วย

14. เมือ Add Web Part เรียบร้อย เราจะได้หน้าตาดังนี้ ให้เลือก Edit Web Part

15. เราจะเข้ามาสู่หน้า การตั้งค่า เราสามารถเปลี่ยนคำ(Wording) ตามต้องการได้เลย หรือต้องการปิด option อะไรก็ทำได้เลย

16. ที่ เมนู Miscellaneous-> Results URL คือหน้าจอแสดงผลการค้นหา ให้ใส่ URL หน้า Search ที่เราสร้างไปเลยครับ

17. ช่อง Properties ให้ใส่ Code xml

18. ทำการ copy ค่าไปจากจะเปิด โดยใช้ Word ก็ได้แต่ถามให้ดี มีพวก Edit Plus จะดีมากเพราะจะได้ไม่งงและสับสนนะครับ ผมจะทำการเพิ่ม ค่าดังนี้ลงไป

PropertyDef : <PropertyDef Name="BranchName" DataType="text" DisplayName=" BranchName"/>
PropertyRef : <PropertyRef Name="BranchName" />

เมื่อแก้ไขเรียบร้อยให้ Save แทนที่ของเดิมแล้ว Publish Web Part ได้เลยครับ

หมายเหตุให้ดู tag ให้ดีๆ นะครับ เพราะ PrpperyDef กับ PropertyRef มันคนละ Tag กัน

19.จากนั้นเอาจะเห็นว่า Meta Data "Branch Name" จะขึ้นมาเราสามารถ search ได้เลยครับ

ความแตกต่างระหว่างSearch (Default) และ Advance Search ใน Sharepoint

วันนี้เราจะมาแนะนำวิธีการทำ Advance Search หลายคน คงสงสัยจริง ๆ แล้ว Sharepoint มีความสามารถเป็น Full Text Search อยู่แล้วนี่ จะทำ Search แบบนี้ไปทำไม

ผมขอใส่ภาพแล้วกันเพื่อจะได้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้น
รูปที่ 1 Search แบบ Default ของ Sharepoint

รูปที่ 2 Advance Search

สรุปนะครับรูปแบบของ Advance Search เราสามารถดึงField MetaData มาใช้กำหนดในการค้นหาได้ เช่น Field ในแบบฟอร์มที่เราทำในขั้นตอนก่อนหน้านี้

วันพฤหัสบดีที่ 27 มีนาคม พ.ศ. 2557

การสร้าง Workflow ให้กับ Formของเรา

จากบทความที่แล้วได้แนะนำในส่วนของเครื่องมือตัวหนึ่ง ชื่อว่า MS Sharepoint Designer วันนี้ เราจะนำความสามารถอย่างหนึ่งของเครื่องมือตัวนี้มาช่วยในการสร้าง Workflow นะครับ

ก่อนอื่นผมขอ สรุปภาพรวมสิ่งที่จะทำเพื่อทุกท่านจะได้เข้าใจและสามารถทำตามได้นะครับ

1.ผมจะทำการสร้าง Form ขึ้นมา โดยใช้ List feature นะครับโดยออกแบบให้มี field ดังนี้

- Request No. : เป็น auto running number ครับ คือ มันจะรันเลขไปเรื่อยๆ ตามitem ที่เรา add เพิ่ม ลักษณะ 1,2,3,4,5 เป็นต้น

- Request Name: ชื่อเรื่อง

- Department : ให้ lookup(ดึงค่าจาก Profile) เช่น user A อยู่แผนก Information Technology เวลาเปิดเรื่อง Request จะทำการดึงค่า Department จาก Profile user โดยอัตโนมัติ โดยอาจจะ manual add ตามที่เคยทำให้ดูไปหรือ Sync จาก Active Directory โดยใช้ Attribute ชื่อ Department ก็ได้

2. Workflow ที่จะทำคือ การให้ running เลข request และส่งไป approve ที่แต่บะแผนก

เรามาเริ่มกันเลยนะครับ

1. สร้าง List ขึ้นมา ผมตั้งชื่อว่า "Test List"

วิธีสร้างรบกวนดูบทความเก่าๆๆดูครับ

หมายเหตุ : Request Name ผมทำการแปลงจาก Field "Title" เดิมครับ

2.ทำการเปิด Microsoft Sharepoint Designer

3.Click ที่เมนู List and Libraries ด้านซ้ายมือ จากนั้นเลือก list ที่ต้องการด้านขวา

4. ด้านขวามือจะมีเมนู Workflow ให้กด New

5. ตั้งชื่อ Workflow ตามต้องการ
หมายเหตุ : ชื่อ Workflow จะไปShow view ด้วยดังนั้นควรตั้งชื่อที่สื่อได้ดีเช่น Request Status, Status เป็นต้น

6.เมื่อเข้ามาผมจะทำการสร้างตาม requirement ด้านบนคือ
6.1 การทำ Auto Running Number
6.1.1 เลือก Update List item

6.1.2 เลือก "this list"

6.1.3 เลือก Add

6.1.4 เลือกField ที่ต้องการในที่นี้ ผมเลือก Request No จากนั้น Click เครื่องหมาย fx

6.1.5 ช่องด้านล่าง ให้เลือก ID

6.2 การดึงข้อมูลแผนกมาอัตโนมัติ เมื่อกรอกข้อมูล
6.2.1 เลือก Set Field in Current Item

6.2.2 เลือก Field ที่ต้องการ ส่วน หลัง to ให้ใส่ field ที่ต้องการดึง โดยผมเลือก ค่าจาก
Data source : User Profiles
Field : Department
ด้านล่างคือ field ที่ทำการ Cross check ผมเลือก Account Name

6.3 การใส่เงื่อนไขให้ workflow ทำงาน โดยตรวจสอบว่า user ที่กรอกข้อมูลอยู่แผนกไหนจากนั้นส่งข้อมูลไปหาหัวหน้าบังคับบัญชา
6.3.1 เลือก Condition--> If any values equals value

6.3.2 เลือก ปุ่มดังรูป

6.3.3 เลือก Department

6.3.4 equals "ใส่ค่าแผนกให้ตรงกับ Profile ที่เขียนของuser"

6.3.4 จากนั้นเลือก start approval process เพื่อบอกว่าจะให้ส่ง flow งานไปให้ใคร

6.3.5 เลือก user ที่ต้องการ

6.3.6 ใส่ชื่อ user โดย search ที่ Address book

6.3.7 หากต้องการใส่ค่า Subject เราสามารถกำหนดเองได้ โดยสามารถ lookup field ได้อีกเช่นกัน
จากตัวอย่าง ผมให้ เขียน Sub ว่า Request aprroval+ ใส่ Request Name+by+ชื่อผู้ create งาน

6.3.8 หากมีเงื่อนไขหรือหลายแผนกก็เพิ่มเข้าไปได้เลยครับ

6.3.9 เมื่อทำเรียบร้อยแล้วเราสามารถ Check error ก่อนได้ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หากไม่มี error ก็สามารถ Publish ขึ้นเพื่อใช้งานได้เลย

7. เราสามารถ test workflow ที่ทำาร publish ได้ โดยการ add item ลงไปนะครับ

วันพุธที่ 26 มีนาคม พ.ศ. 2557

การใช้ Microsoft Sharepoint Designer

หลายท่านคงน่าจะเริ่มเข้าใจว่า Microsoft Sharepoint คืออะไร จากบทความที่ผมได้ทำการเขียนมา วันนี้ผมจะมาแนะนำ Tool ตัวหนึ่งของ Microsoft Sharepoint นั่นก็คือ Microsoft Sharepoint Designer ครับ

Microsoft Sharepoint Designer เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการออกแบบ Sharepoint ของเราทั้งหน้าตา web ที่จะแสดงผล ไม่ว่าจะเป็น List, Workflow, Data source, edit Master page และอื่นๆๆ

วันอาทิตย์ที่ 9 มีนาคม พ.ศ. 2557

การปรับหน้าจอและ Theme

หลายคน คงสงสัยว่า หน้าตา Sharepoint เนี่ยสามารถปรับเปลี่ยนได้ไหม ขอตอบเลยว่ามีวิธีปรับครับ โดย ผมขอแบ่งออกเป็น 2 ส่วนนะครับ

1. ส่วนที่เป็น Banner นะครับ
2.ส่วนที่เป็น Font ของเมนู

โดยก่อนอื่นให้ทุกท่านติดตั้ง Tools ตัวหนึ่งของ Sharepoint ก่อนนะครับ คือ Microsoft Sharepoint Designer
Download : http://www.microsoft.com/th-th/download/details.aspx?id=16573
เมื่อติดตั้งแล้วเรามาเริ่มดำเนินการกันต่อเลย

- ส่วนทีเป็น Banner
1.ให้เราหาภาพหรือออกแบบขึ้นมาก็ได้นะครับ ขนาดประมาณ 1400x180 pixel
2. upload ภาพดังกล่าว ไปเก็บไว้ที่

3. เปิด Microsoft Sharepoint Designer ขึ้นมาแล้วไปที่ Master Page -> Right click ที่ V4.Master เลือก Edit File in advance Mode
พิมพ์ค่าดังนี้
<style type="text/css">
/*–Hide Quick Launch –*/
/*–Hide Quick Launch –*/
#s4-leftpanel{
display:none
}
.s4-ca{
margin-left:0px
}
.s4-title {
background:#F9F9F9 url('/SiteCollectionImages/ชื่อรูปที่upload) repeat-x 0px 0px;
margin:0;
min-height:180px;
overflow-x:hidden;
word-wrap:break-word;
}
</style>

4. SAVE แล้วก็Right Click ที่ File V4.Master เพื่อCheck in เข้าไปนะครับ

หมายเหตุก่อนแก้หรือทำอะไรก็ Backup File ไปด้วยนะครับ

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- ส่วนทีเป็น Font ของเมนู

1.เปิด Microsoft Sharepoint /designer -> ไปที่ All files -> Style Library

2. Right Click ที่พื้นที่ว่างๆ New-> CSS

3. Copy css ด้านล่างไปใช้งานหากต้องการปรับ Font,ความหนา, ขนาด จาก CSS ด้านล่างได้เลยครับ

.s4-toplinks .menu LI { BORDER-RIGHT: 1px solid HighlightText; border-color: silver}
/*** Top Navigaion Global Menu Container ***/
.s4-tn

{

      padding: 0px;
BORDER-BOTTOM: 1px solid; BORDER-LEFT: 1px solid; BORDER-TOP: 1px solid ; BORDER-RIGHT: 1px solid ;

margin: 0px;

font-family: 'Calibri' !important;

font-size: 12pt !important;

font-weight: bold;

border: 2px transparent solid;

padding-right: 10px;

padding-left: 10px;

}

/*** Top Navigaion Static Menu Style ***/

.s4-tn li.static > .menu-item

{

color: #5A9A18;
BORDER-BOTTOM: 1px solid; BORDER-LEFT: 1px solid; BORDER-TOP: 1px solid ; BORDER-RIGHT: 1px solid ;

font-weight: bold;

padding: 4px 10px;

line-height: 9px;

height: 50px;

}

/*** Top Navigaion Static Menu Hover ***/

.s4-tn li.static > a:hover

{

background: url("/_layouts/Images/selbg.png") repeat-x left top;
BORDER-BOTTOM: 1px solid; BORDER-LEFT: 1px solid; BORDER-TOP: 1px solid ; BORDER-RIGHT: 1px solid ;

background-color: #FFFFCC;

color: blue;

text-decoration: none;

}

/*** Top Navigaion Static Menu Selected ***/

.s4-toplinks .s4-tn a.selected

{

background: url("/_layouts/Images/selbg.png") repeat-x left top;

background-color: #529610;

color: #fff;

text-decoration: none;

border: 1px transparent solid;

padding-right: 10px;

padding-left: 10px;

margin: 0px;

border-color: #529610;

}

/*** Top Navigation Flyover/Dynamic Menu Container ***/

.s4-tn ul.dynamic {

background-color: white;

border: 1px solid #000;

}

/*** Top Navigation Sub-Menu Items Padding ***/

.s4-tn li.dynamic > .menu-item {

padding: 10px 20px 10px 20px;

}

/*** Top Navigation Sub-Menu Items (HyperLinks) CSS Style ***/

.s4-tn li.dynamic > a {

font-weight: normal;

color: #529610;

}

/*** Top Navigation Sub-Menu Items (HyperLinks) Hover Style ***/

.s4-tn li.dynamic > a:hover {

font-weight: bold;

background-color: #AECE8F;

color: #FFF;

}

3. จากนั้นกด Save แล้ว Checkin เข้าไปเหมือนเดิมเลยครับ

4.ไปที่ Master Page แล้วพิมพ์