Pednoi_Nutom_Sharepoint: การสร้าง Workflow ให้กับ Formของเรา

จากบทความที่แล้วได้แนะนำในส่วนของเครื่องมือตัวหนึ่ง ชื่อว่า MS Sharepoint Designer วันนี้ เราจะนำความสามารถอย่างหนึ่งของเครื่องมือตัวนี้มาช่วยในการสร้าง Workflow นะครับ

ก่อนอื่นผมขอ สรุปภาพรวมสิ่งที่จะทำเพื่อทุกท่านจะได้เข้าใจและสามารถทำตามได้นะครับ

1.ผมจะทำการสร้าง Form ขึ้นมา โดยใช้ List feature นะครับโดยออกแบบให้มี field ดังนี้

- Request No. : เป็น auto running number ครับ คือ มันจะรันเลขไปเรื่อยๆ ตามitem ที่เรา add เพิ่ม ลักษณะ 1,2,3,4,5 เป็นต้น

- Request Name: ชื่อเรื่อง

- Department : ให้ lookup(ดึงค่าจาก Profile) เช่น user A อยู่แผนก Information Technology เวลาเปิดเรื่อง Request จะทำการดึงค่า Department จาก Profile user โดยอัตโนมัติ โดยอาจจะ manual add ตามที่เคยทำให้ดูไปหรือ Sync จาก Active Directory โดยใช้ Attribute ชื่อ Department ก็ได้

2. Workflow ที่จะทำคือ การให้ running เลข request และส่งไป approve ที่แต่บะแผนก

เรามาเริ่มกันเลยนะครับ

1. สร้าง List ขึ้นมา ผมตั้งชื่อว่า "Test List"

วิธีสร้างรบกวนดูบทความเก่าๆๆดูครับ

หมายเหตุ : Request Name ผมทำการแปลงจาก Field "Title" เดิมครับ

2.ทำการเปิด Microsoft Sharepoint Designer

3.Click ที่เมนู List and Libraries ด้านซ้ายมือ จากนั้นเลือก list ที่ต้องการด้านขวา

4. ด้านขวามือจะมีเมนู Workflow ให้กด New

5. ตั้งชื่อ Workflow ตามต้องการ
หมายเหตุ : ชื่อ Workflow จะไปShow view ด้วยดังนั้นควรตั้งชื่อที่สื่อได้ดีเช่น Request Status, Status เป็นต้น

6.เมื่อเข้ามาผมจะทำการสร้างตาม requirement ด้านบนคือ
6.1 การทำ Auto Running Number
6.1.1 เลือก Update List item

6.1.2 เลือก "this list"

6.1.3 เลือก Add

6.1.4 เลือกField ที่ต้องการในที่นี้ ผมเลือก Request No จากนั้น Click เครื่องหมาย fx

6.1.5 ช่องด้านล่าง ให้เลือก ID

6.2 การดึงข้อมูลแผนกมาอัตโนมัติ เมื่อกรอกข้อมูล
6.2.1 เลือก Set Field in Current Item

6.2.2 เลือก Field ที่ต้องการ ส่วน หลัง to ให้ใส่ field ที่ต้องการดึง โดยผมเลือก ค่าจาก
Data source : User Profiles
Field : Department
ด้านล่างคือ field ที่ทำการ Cross check ผมเลือก Account Name

6.3 การใส่เงื่อนไขให้ workflow ทำงาน โดยตรวจสอบว่า user ที่กรอกข้อมูลอยู่แผนกไหนจากนั้นส่งข้อมูลไปหาหัวหน้าบังคับบัญชา
6.3.1 เลือก Condition--> If any values equals value

6.3.2 เลือก ปุ่มดังรูป

6.3.3 เลือก Department

6.3.4 equals "ใส่ค่าแผนกให้ตรงกับ Profile ที่เขียนของuser"

6.3.4 จากนั้นเลือก start approval process เพื่อบอกว่าจะให้ส่ง flow งานไปให้ใคร

6.3.5 เลือก user ที่ต้องการ

6.3.6 ใส่ชื่อ user โดย search ที่ Address book

6.3.7 หากต้องการใส่ค่า Subject เราสามารถกำหนดเองได้ โดยสามารถ lookup field ได้อีกเช่นกัน
จากตัวอย่าง ผมให้ เขียน Sub ว่า Request aprroval+ ใส่ Request Name+by+ชื่อผู้ create งาน